Tutorial Mail Merge Ms. Word and Exel 2010

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.

Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

·           Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.

·           Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. 
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat.

Selain itu:

·           Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.

·           Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.

·           Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain. 
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Cara Membuat Mail Merge dengan MS Word 2010 dan MS Excel 2010

Mail Merge merupakan fasilitas yag sudah disediakan di Microsoft Office yaitu menggunakan Microsoft Office Wodr dan Microsoft Office Excel keduanya bisa kita manfaatkan dalam satu pekerjaan yang saling berhubungan. Oke kita langsung jelaskan saja apa manfaat dari Mail Marger itu :
Fasilita Mail Merge bisa sangat besar manfaatnya, salah satu cotohnya ketika kita membuat surat dengan alamat yang berbeda dan harus di cetak.

ada 2 langkah yang perlu dilakukan:
1. Siapkan database di ms.excel (bikin file excel-nya, biasanya berisi nama & alamat,
dll),
2. Atur dokumen yang di ms.word buat baca data dari file exce tsb lewat mail merge.

Pertama  

kita harus buat Databasenya dulu di Ms.Excel yaitu kita buat File Ms.Excel yang berisikan Nama, Alamat, Tanggal, dan lainnya yang kita butuhkan ketika kita buat undangan atau surat/data lainnya.
1. Buka dulu Ms.Excel
2. Buat disana kolom Nama, Alamat, Hari, Tanggal dan sebagainya

3. Rename nama sheet di bagian bawah

mengapa di Rename..?? karena nama ini yang akan menjadi acuan pada saat men-setting mail merge di ms.word.
Klik kanan pada Sheet1 → rename 


4. Rename dengan nama yang diinginkan, misalnya kita beri Nama DATA

Setelah selesai menulis nama, tekan enter atau klik di area lain pada ms.excel biar nama baru tersebut tersimpan.

5. Setelah semua diatas selesai, sekarang simpan data tersebut dengan tekan di keybord Ctrl + S atau lewat menu – save.

misal diberi nama "Database"
dan tekan Save.
kalo bisa sobat buatkan Folder sendiri biar nanti ketika menyeting di Ms.Word lebih mudah


lalu...

1.buka Ms Word

2. Buat dulu desain surat-nya, pastikan bagian yang nantinya mau diisi dengan nama, alamat, hari dan tanggal kita kosongi dulu. yang akan diisi secara otomatis. Seperti contoh saya dibawah ini:

3. Oke, selanjutnya kita atur mail merge-nya.
Klik menu Mailings - Start Mail Merge – Step by Step Mail Merge Wizard

4. Akan keluar panel tambahan di bagian kanan ms.word kita.
Seperti ini:

Langsung saja klik pilihan Letter, kemudian klik Next di bawahnya.

5. Pada Step ke-2 ini, pilihlah Use the current document, kemudian Next lagi.

6. Pada step ke-3, klik tulisan Browse di panel kanan, lalu pilih dokumen excel yang berisi dafta nama, alamat, Hari & Tanggal tadi.

7. setelah itu akan muncul jendela Select Table, kita pilih nama sheet yang udah kita
rename tadi, seperti di sini: DATA, klik OK

8. muncul jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama yang mau dipakai dalam keadaan ter-centang.
Setelah itu klik OK.

9. Setelah itu, pastikan di panel kanan sudah ada tulisan nama data alamat kita tadi.
Selanjutnya klik Next di bawah untuk lanjut ke step 4

10. sekarang kita akan menentukan di mana letak tulisan nama dan alamat itu nanti berada di dokumen undangan kita.

Misalnya, kita pengen nama nanti diletakkan di belakang kata-kata Saudara
Caranya, pertama, taruh kursor di belakang kata saudara tersebut:

Kemudian, klik pada tulisan More items... di panel sebelah kanan (ingat, kursor harus
tetap berada di belakang Saudara)
Selanjutnya akan keluar jendela kecil
Insert Merge Field:
seperti di samping ini →
Tentu saja, pilih Fields nama, kemudian
klik Insert

11. kalau berhasil, maka di belakang tulisan Saudara tadi akan ada tulisan <<NAMA>>.
Itu artinya, bagian tersebut nantinya akan diisi oleh nama-nama di database tadi.

12. Selanjutnya, tempatkan kursor di belakang kata di, kemudian lakukan hal yang sama, dan seterusnya caranya sama untuk Alamat,  Hari dan tanggal sebagaimana gambar berikut

13. Kalau sudah berhasil seperti itu. Klik Next di panel kanan bawah
Tulisannya Next: Preview your letter, untuk melihat preview undangan kita:

Perhatikan, tulisan <<NAMA>>, <<ALAMAT>>, <<HARI>> & <<TANGGAL>> yang tadi sekarang sudah berubah menjadi yang sesuai keinginan.
Untuk melihat nama-nama lain, tinggal klik tombol [ << ] dan [ >> ] di panel sebelah kanan.
Setelah selesai, klik Next di panel bagian bawah
Jangan lupa, save (Ctrl + S)

Selanjutnya Kita bisa langsung mencetak hasil pekerjaan kita ini dengan meng-klik Print. di step terakhir. printer akan otomatis mencetak semua nama secara berurutan, sesuai dengan data yang kita sediakan lewat ms.excel tadi.